quinta-feira, 12 de novembro de 2009

Dados têm que ser organizados

PARA EVITAR PROBLEMAS

Organização. Esta é a palavra de ordem, apontam os especialistas, para que o contribuinte não venha a ter problemas com o fisco diante de tamanho controle e acompanhamento.

"Recomendamos que as pessoas físicas mantenham o controle de todos os seus gastos durante o ano e verifiquem se os rendimentos, ou outras fontes de renda, são suficientes para comprovar os pagamentos, além das demais preocupações, como lançar corretamente a receita, os bens, etc", orienta Isnar Holanda, consultora tributária do Grupo Fortes de Serviços.

Já as empresas, diz ela, "devem ter todo cuidado com os seus registros contábeis, conferindo as declarações antes de encaminhá-las ao fisco e cruzando as informações entre elas, para não estarem divergentes".

Guardar documentos
Mas que tipo de informação, então, o contribuinte deve ter em mãos e por quanto tempo ele deve guardá-la?

Conforme a especialista, a pessoa física deve guardar todos os documentos e papéis que comprovem os dados informados nas declarações. "Na declaração de rendimentos pessoa física, por exemplo, guardar todos os comprovantes médicos, carnês de pagamento de colégio, faculdade, plano de saúde. Além disso, a guarda de documentos e comprovantes de pagamentos protege o contribuinte, inclusive, de cobranças indevidas", lembra.

Segundo ela, esses documentos fiscais bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais deverão ser conservados no mínimo pelo prazo de cinco anos, período por meio do qual o Fisco pode fazer uma fiscalização.

Em relação à pessoa jurídica, a legislação vigente determina que ela é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica deve publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição, para que não venha a ter problemas. E lembra: "a legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observado esse procedimento".

Por fim, fala, os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, deverão ser conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

Somado a todos esses cuidados, acrescenta a tributarista Tiziane Machado, o contribuinte deve buscar ainda ajuda profissional, como uma boa empresa de contabilidade ou assessoria jurídica. "A declaração do IR ou os controles contábeis e fiscais não são tão simples", ensina a advogada tributarista.

"Além disso, depois de cinco anos o Fisco pode ainda vir a pedir explicações sobre preenchimentos antigos".

"Então se organizar e pedir ajuda profissional é essencial para não ser pego por cometer um simples erro", reforça Tiziane Machado. (ADJ)

Fonte: Caderno Negócios Diário do Nordeste

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